Văn phòng phẩm tiêu hao là gì?

Văn phòng phẩm tiêu hao là nhóm vật dụng được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc và cần bổ sung khi hết hoặc hao mòn.

Khác với bàn ghế, máy tính hoặc các thiết bị văn phòng, nhóm vật tư này thường có chu kỳ sử dụng ngắn hơn.

Một số sản phẩm phổ biến gồm giấy in, bút viết, kim bấm, kẹp giấy, bìa hồ sơ và giấy note.

Tùy đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể mở rộng danh mục sang mực in, băng keo hoặc vật tư hỗ trợ đóng gói.

Điểm chung của nhóm này là xuất hiện liên tục trong các hoạt động vận hành hàng ngày.

Vì vậy, văn phòng phẩm tiêu hao không chỉ là những món đồ nhỏ trên bàn làm việc.

Đây còn là nhóm vật tư cần được doanh nghiệp theo dõi và bổ sung định kỳ.

Vì sao doanh nghiệp phải mua văn phòng phẩm thường xuyên?

Tần suất sử dụng là yếu tố chính khiến doanh nghiệp phải mua lại các sản phẩm này.

Một cây bút có thể sử dụng trong thời gian khá dài.

Tuy nhiên, khi hàng chục hoặc hàng trăm nhân viên cùng sử dụng, tổng nhu cầu sẽ tăng đáng kể.

Giấy in là một ví dụ điển hình.

Doanh nghiệp thường xuyên xử lý hợp đồng, báo cáo, chứng từ sẽ có nhu cầu giấy cao hơn.

Ngược lại, doanh nghiệp số hóa nhiều quy trình có thể sử dụng ít giấy hơn.

Vì vậy, khi quản lý văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên quan tâm đến:

• Số lượng nhân sự.
• Đặc thù công việc.
• Tần suất sử dụng.
• Lượng tồn kho.
• Chu kỳ mua hàng.
• Nhu cầu của từng phòng ban.

Không nên chỉ dựa vào giá sản phẩm để quyết định mua.

Doanh nghiệp thường xuyên phải mua những văn phòng phẩm nào?

Không phải tất cả văn phòng phẩm đều có cùng tốc độ tiêu hao.

Dưới đây là những nhóm văn phòng phẩm dùng thường xuyên mà doanh nghiệp nên đưa vào danh mục theo dõi.

1. Giấy in và sản phẩm từ giấy

Giấy in thường là một trong những nhóm vật tư văn phòng cần được kiểm soát chặt chẽ.

Giấy A4 được sử dụng cho nhiều loại tài liệu như:

• Hợp đồng.
• Báo cáo.
• Chứng từ.
• Biểu mẫu.
• Hồ sơ khách hàng.
• Tài liệu nội bộ.

Ngoài giấy A4, doanh nghiệp còn có thể sử dụng giấy A3, giấy note, giấy phân trang và phong bì.

Nhu cầu giấy phụ thuộc nhiều vào quy mô và quy trình làm việc.

Phòng kế toán, hành chính hoặc các đơn vị xử lý nhiều hồ sơ giấy thường có mức tiêu thụ cao hơn.

2. Bút viết và dụng cụ ghi chép

Bút là nhóm văn phòng phẩm doanh nghiệp xuất hiện ở hầu hết các bộ phận.

Các sản phẩm thường gặp gồm:

• Bút bi.
• Bút gel.
• Bút ký.
• Bút chì.
• Bút highlight.
• Bút lông bảng.
• Bút lông dầu.

Nhân viên hành chính sử dụng bút khi xử lý hồ sơ.

Kế toán dùng bút để ghi chú và kiểm tra chứng từ.

Nhân viên kinh doanh có thể sử dụng khi gặp khách hàng.

Bộ phận kho cũng có thể cần bút lông dầu để đánh dấu hàng hóa.

Giá trị từng sản phẩm không lớn, nhưng tổng lượng tiêu hao có thể đáng kể.

3. Bìa hồ sơ và sản phẩm lưu trữ

Khi tài liệu được in ra, doanh nghiệp cần phân loại và lưu trữ chúng.

Đây là lý do bìa hồ sơ và file tài liệu cũng thuộc nhóm vật tư thường xuyên sử dụng.

Các sản phẩm phổ biến gồm:

• Bìa lá.
• Bìa nút.
• File còng.
• Bìa trình ký.
• File tài liệu.
• Hộp lưu trữ hồ sơ.
• Kẹp tài liệu.

Nhóm này đặc biệt cần thiết với phòng kế toán, nhân sự và hành chính.

Khi lượng hồ sơ tăng, nhu cầu về vật dụng lưu trữ cũng tăng theo.

4. Kim bấm, kẹp giấy và dụng cụ đóng tài liệu

Đây là nhóm sản phẩm nhỏ nhưng có tần suất sử dụng cao.

Một số sản phẩm phổ biến gồm:

• Kim bấm.
• Bấm kim.
• Kẹp giấy.
• Kẹp bướm.
• Gỡ ghim.
• Dụng cụ đục lỗ.

Các sản phẩm này hỗ trợ cố định, phân loại và hoàn thiện hồ sơ.

Do giá trị từng món thường thấp, doanh nghiệp dễ bỏ qua việc theo dõi lượng sử dụng.

Tuy nhiên, khi nhiều phòng ban cùng sử dụng, nhu cầu có thể tăng nhanh.

5. Giấy note và dụng cụ đánh dấu

Giấy note, giấy phân trang và bút highlight phục vụ việc ghi chú và đánh dấu thông tin.

Nhân viên có thể dùng giấy note để nhắc việc.

Kế toán có thể đánh dấu chứng từ cần kiểm tra.

Nhân sự có thể phân loại hồ sơ.

Nhân viên kinh doanh có thể ghi chú thông tin khách hàng.

Đây là nhóm có giá trị đơn chiếc thấp nhưng mang tính tiện dụng cao.

6. Dụng cụ cắt, dán và xử lý tài liệu

Nhóm này thường gồm:

• Kéo.
• Dao rọc giấy.
• Băng keo.
• Keo dán.
• Dụng cụ hỗ trợ xử lý giấy.

Không phải phòng ban nào cũng sử dụng với tần suất giống nhau.

Hành chính có thể phát sinh nhu cầu thường xuyên hơn.

Kho vận và bộ phận đóng gói cũng có thể sử dụng nhiều dao rọc giấy và băng keo.

Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi nhu cầu theo từng bộ phận.

7. Vật tư phục vụ máy in

Mực in và hộp mực cũng cần được thay thế khi sử dụng hết.

Nhóm này có đặc điểm khác với giấy và bút.

Chi phí mỗi lần thay thế thường cao hơn và phụ thuộc vào thiết bị đang sử dụng.

Nếu máy in đóng vai trò quan trọng trong công việc, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi lượng vật tư còn lại.

Việc này giúp hạn chế tình trạng thiết bị phải dừng hoạt động do thiếu vật tư.

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu văn phòng phẩm khác nhau

Không có một danh sách văn phòng phẩm tiêu hao phù hợp với tất cả doanh nghiệp.

Một công ty kế toán có thể sử dụng nhiều giấy và file hồ sơ.

Doanh nghiệp logistics có thể cần nhiều băng keo và dụng cụ đánh dấu.

Công ty công nghệ có thể sử dụng ít giấy nhưng vẫn cần bút và giấy note.

Trường học có thể phát sinh nhu cầu lớn về giấy, bút và dụng cụ lưu trữ.

Vì vậy, danh mục vật tư văn phòng nên được xây dựng dựa trên:

Quy mô doanh nghiệp → Phòng ban → Công việc → Tần suất sử dụng → Lượng tiêu hao

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh áp dụng một định mức chung cho mọi bộ phận.

Doanh nghiệp nên quản lý văn phòng phẩm tiêu hao như thế nào?

Quản lý tốt không có nghĩa là phải xây dựng một hệ thống phức tạp.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc lập danh sách các sản phẩm được sử dụng thường xuyên.

Sau đó, theo dõi ba yếu tố cơ bản:

• Lượng nhập: Doanh nghiệp mua bao nhiêu?
• Lượng sử dụng: Các phòng ban tiêu thụ bao nhiêu?
• Lượng tồn: Kho còn bao nhiêu?

Tiếp theo, hãy xác định những sản phẩm có mức tiêu hao cao.

Nhóm này nên được ưu tiên kiểm soát và lên kế hoạch mua hàng.

Thống nhất đơn vị tính

Doanh nghiệp cũng nên thống nhất cách tính cho từng sản phẩm.

Ví dụ:

• Giấy: ram hoặc thùng.
• Bút: cây hoặc hộp.
• Kim bấm: hộp.
• Bìa hồ sơ: cái hoặc xấp.
• Băng keo: cuộn hoặc thùng.

Việc thống nhất đơn vị giúp dữ liệu mua hàng dễ theo dõi hơn.

Khi nào doanh nghiệp nên mua văn phòng phẩm định kỳ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc mua định kỳ khi một sản phẩm có mức tiêu hao tương đối ổn định.

Ví dụ, nếu một phòng ban sử dụng giấy hoặc bút đều đặn mỗi tháng, doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu thực tế để lập kế hoạch mua.

Thay vì chờ đến khi gần hết mới đặt hàng, bộ phận phụ trách có thể chủ động kiểm tra tồn kho trước chu kỳ mua.

Điều này giúp hạn chế tình trạng thiếu vật tư, mua gấp hoặc tồn kho quá nhiều.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc lập ngân sách.

Văn phòng phẩm tiêu hao không chỉ là những món đồ nhỏ

Văn phòng phẩm tiêu hao là một phần thường xuyên xuất hiện trong hoạt động vận hành doanh nghiệp.

Các nhóm phổ biến gồm giấy in, bút viết, bìa hồ sơ, kim bấm, giấy note, dụng cụ cắt dán và vật tư máy in.

Không phải doanh nghiệp nào cũng có mức tiêu hao giống nhau.

Điều quan trọng là xác định được sản phẩm nào sử dụng nhiều, bộ phận nào sử dụng nhiều và thời điểm nào cần bổ sung.

Khi có dữ liệu sử dụng thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ xây dựng danh mục mua hàng và kiểm soát chi phí hơn.

Bạn muốn biết cụ thể doanh nghiệp thường mua những vật tư nào theo tuần, tháng hoặc quý?

Hãy theo dõi tiếp bài viết “Những vật tư doanh nghiệp thường mua định kỳ” để xây dựng danh mục mua hàng phù hợp hơn.