Tin tức - sự kiện
Những vật tư doanh nghiệp thường mua định kỳ
Những vật tư doanh nghiệp thường mua định kỳ: Danh mục và cách quản lý hiệu quả
Meta description: Tìm hiểu những vật tư doanh nghiệp thường mua định kỳ như giấy in, bút, file hồ sơ và vật tư vệ sinh để chủ động ngân sách.
Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần sử dụng nhiều loại vật tư văn phòng và vật tư tiêu hao. Một số sản phẩm được sử dụng hàng ngày và cần bổ sung thường xuyên.
Việc xây dựng danh mục vật tư doanh nghiệp mua định kỳ giúp bộ phận hành chính chủ động kế hoạch mua hàng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng thiếu vật tư khi phát sinh nhu cầu.
Một danh mục phù hợp cũng giúp kiểm soát ngân sách và theo dõi mức tiêu hao. Tuy nhiên, chu kỳ mua nên được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế.
1. Giấy in và giấy photocopy
Giấy in văn phòng là một trong những nhóm vật tư được doanh nghiệp sử dụng thường xuyên. Đây cũng là nhóm có mức tiêu hao tương đối dễ theo dõi.
Các loại giấy doanh nghiệp thường sử dụng
Một số loại phổ biến gồm:
- Giấy A4 dùng cho tài liệu, hợp đồng và chứng từ.
- Giấy A3 dùng cho bảng biểu và tài liệu khổ lớn.
- Giấy note phục vụ ghi chú và xử lý công việc.
- Giấy in màu phục vụ một số nhu cầu trình bày đặc biệt.
Trong đó, giấy A4 văn phòng thường có nhu cầu sử dụng cao nhất. Phòng kế toán, hành chính, kinh doanh và nhân sự đều có thể sử dụng thường xuyên.
Doanh nghiệp nên theo dõi số lượng giấy tiêu thụ theo tháng. Dữ liệu này giúp xác định định mức phù hợp cho từng bộ phận.
2. Bút viết và dụng cụ ghi chép
Bút viết là nhóm văn phòng phẩm doanh nghiệp có tần suất sử dụng cao. Giá trị từng sản phẩm không lớn nhưng tổng nhu cầu có thể đáng kể.
Các sản phẩm thường được sử dụng gồm:
Nhu cầu sử dụng có thể khác nhau giữa các phòng ban. Nhân viên văn phòng thường dùng bút bi hoặc bút gel cho công việc hàng ngày.
Trong khi đó, phòng họp và khu vực đào tạo có thể sử dụng nhiều bút lông bảng. Doanh nghiệp nên theo dõi lượng cấp phát thực tế thay vì áp dụng định mức giống nhau.
3. File tài liệu và vật tư lưu trữ hồ sơ
Vật tư lưu trữ hồ sơ là nhóm không thể thiếu tại nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, bộ phận kế toán và hành chính thường phát sinh nhu cầu thường xuyên.
Các sản phẩm phổ biến gồm:
- Bìa lá.
- Bìa còng.
- Bìa trình ký.
- Túi hồ sơ.
- File tài liệu.
- Phân trang.
- Hộp lưu trữ hồ sơ.
Khi số lượng hồ sơ tăng, nhu cầu về file và bìa lưu trữ cũng tăng theo. Doanh nghiệp nên phân loại vật tư theo từng nhóm hồ sơ.
Cách này giúp nhân viên dễ tìm tài liệu và hạn chế mua trùng sản phẩm. Đồng thời, việc kiểm kê văn phòng phẩm cũng trở nên đơn giản hơn.
4. Kim bấm, kẹp giấy và vật tư xử lý tài liệu
Kim bấm, kẹp giấy và kẹp bướm thường được sử dụng trong các công việc hành chính. Đây là nhóm vật tư tiêu hao có giá trị đơn chiếc thấp.
Tuy nhiên, nhu cầu sử dụng thường xuyên khiến doanh nghiệp cần bổ sung định kỳ. Một số sản phẩm thường xuất hiện trong danh mục gồm:
- Kim bấm.
- Kẹp giấy.
- Kẹp bướm.
- Ghim tài liệu.
- Băng keo.
- Dao rọc giấy.
- Lưỡi dao thay thế.
Đối với doanh nghiệp có bộ phận kho, băng keo và dụng cụ đóng gói có thể tiêu hao nhanh. Vì vậy, nhóm này nên được quản lý riêng theo nhu cầu thực tế.
5. Mực in và vật tư máy in
Mực in có đặc điểm khác với giấy và bút. Sản phẩm không nhất thiết được mua hàng tháng nhưng cần có kế hoạch dự phòng.
Mực máy in thường phụ thuộc vào model thiết bị và khối lượng in. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng loại mực trước khi đặt hàng.
Những thông tin nên quản lý
Bộ phận phụ trách nên lưu lại:
- Model máy in.
- Loại mực tương thích.
- Số lượng máy đang sử dụng.
- Tần suất in ấn.
- Thời điểm thay mực gần nhất.
Việc quản lý thông tin này giúp hạn chế tình trạng mua sai mực. Đồng thời, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị vật tư cho các thiết bị quan trọng.
6. Vật tư vệ sinh và vật tư khu vực dùng chung
Ngoài văn phòng phẩm, doanh nghiệp còn sử dụng nhiều vật tư phục vụ không gian làm việc. Đây là nhóm thường có chu kỳ mua tương đối đều.
Một số sản phẩm phổ biến gồm:
- Khăn giấy.
- Giấy vệ sinh.
- Túi rác.
- Nước rửa tay.
- Vật tư vệ sinh khu vực chung.
Tần suất mua phụ thuộc vào số lượng nhân viên và quy mô văn phòng. Doanh nghiệp đông nhân sự thường cần kiểm tra tồn kho thường xuyên hơn.
Đối với nhóm tiêu hao nhanh, kế hoạch mua hàng tháng thường dễ quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên điều chỉnh theo dữ liệu sử dụng thực tế.
7. Cách lập kế hoạch mua vật tư doanh nghiệp định kỳ
Không phải tất cả vật tư đều nên mua theo cùng một chu kỳ. Doanh nghiệp cần phân loại dựa trên mức độ tiêu hao và thời gian cung ứng.
Phân loại theo tần suất sử dụng
Có thể chia thành ba nhóm cơ bản:
Nhóm tiêu hao nhanh:
Giấy in, bút viết, khăn giấy và một số vật tư vệ sinh.
Nhóm tiêu hao trung bình:
File hồ sơ, bìa tài liệu, kim bấm và kẹp giấy.
Nhóm tiêu hao thấp:
Một số dụng cụ văn phòng và vật tư chuyên dụng.
Sau khi phân loại, doanh nghiệp có thể xác định mức tồn kho tối thiểu. Khi số lượng thực tế xuống dưới ngưỡng, bộ phận phụ trách tiến hành đặt hàng.
8. Vì sao doanh nghiệp nên chuẩn hóa danh mục vật tư?
Chuẩn hóa danh mục vật tư văn phòng giúp hoạt động mua sắm trở nên rõ ràng hơn. Bộ phận hành chính có thể tổng hợp nhu cầu từ nhiều phòng ban.
Danh mục chuẩn nên bao gồm tên sản phẩm, quy cách và đơn vị tính. Doanh nghiệp cũng có thể bổ sung thương hiệu hoặc mã sản phẩm khi cần.
Lợi ích của việc chuẩn hóa
- Hạn chế mua nhầm sản phẩm.
- Dễ tổng hợp nhu cầu.
- Kiểm soát tồn kho tốt hơn.
- Dễ so sánh báo giá.
- Theo dõi chi phí thuận tiện.
- Giảm các đơn hàng phát sinh.
- Chủ động kế hoạch mua hàng.
Đặc biệt, doanh nghiệp có nhiều phòng ban nên xây dựng một danh mục dùng chung. Điều này giúp hạn chế tình trạng mỗi bộ phận tự mua theo cách riêng.
9. Doanh nghiệp nên mua vật tư theo tháng hay theo quý?
Không có một chu kỳ mua hàng phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Tần suất mua phụ thuộc vào lượng sử dụng và khả năng lưu trữ.
Các vật tư tiêu hao nhanh thường phù hợp với kế hoạch mua hàng tháng. Những sản phẩm tiêu hao chậm có thể được tổng hợp để mua theo quý.
Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Với những vật tư quan trọng, nên duy trì một lượng tồn kho dự phòng hợp lý.
Câu hỏi thường gặp về vật tư doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp thường mua những vật tư nào định kỳ?
Các nhóm phổ biến gồm giấy in, bút viết, file hồ sơ, kim bấm, kẹp giấy và vật tư vệ sinh. Một số doanh nghiệp còn mua mực in và vật tư đóng gói.
2. Bao lâu nên mua văn phòng phẩm một lần?
Tần suất mua phụ thuộc vào mức tiêu hao thực tế. Vật tư sử dụng thường xuyên có thể được kiểm tra hàng tháng.
3. Có nên lập định mức văn phòng phẩm cho từng phòng ban?
Có. Định mức giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng sử dụng và lập ngân sách chính xác hơn. Tuy nhiên, định mức nên được điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.
4. Nên quản lý vật tư văn phòng như thế nào?
Doanh nghiệp nên lập danh mục chuẩn và theo dõi nhập, xuất, tồn. Đồng thời, cần xác định mức tồn kho tối thiểu cho nhóm vật tư quan trọng.
5. Mua vật tư văn phòng số lượng lớn có lợi ích gì?
Mua theo kế hoạch giúp giảm số lần đặt hàng và thuận tiện quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần cân đối lượng tồn kho với khả năng lưu trữ.
Vật tư doanh nghiệp mua định kỳ không chỉ gồm văn phòng phẩm. Danh mục thực tế có thể bao gồm giấy in, bút, file hồ sơ, mực in và vật tư vệ sinh.
Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục dựa trên mức tiêu hao của từng phòng ban. Sau đó, việc mua hàng có thể được tổ chức theo tháng, quý hoặc chu kỳ phù hợp.
Một quy trình mua vật tư rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động nguồn cung và kiểm soát chi phí. Đây cũng là nền tảng để hoạt động hành chính trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
