Tin tức - sự kiện
Những nhóm văn phòng phẩm được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp
Những nhóm văn phòng phẩm được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp
Khi hỏi “Công ty thường dùng văn phòng phẩm gì nhiều nhất?”, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến bút, giấy hoặc kẹp hồ sơ.
Nhưng với doanh nghiệp, câu hỏi này nên được nhìn rộng hơn.
Văn phòng phẩm không chỉ là những món đồ nhỏ trên bàn làm việc. Đây là nhóm vật tư tiêu hao xuất hiện liên tục trong nhiều quy trình, từ in ấn, ghi chép đến lưu trữ và xử lý hồ sơ.
Nếu không được phân nhóm và theo dõi, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mua thiếu, mua dư hoặc mua gấp.
Vậy những nhóm nào thường được sử dụng nhiều nhất?
1. Giấy in và các sản phẩm từ giấy
Giấy in thường là nhóm cần được quan tâm đầu tiên.
Giấy A4 được sử dụng cho hợp đồng, báo cáo, chứng từ, biểu mẫu và nhiều tài liệu nội bộ.
Ngoài giấy A4, doanh nghiệp còn có thể sử dụng giấy A3, giấy note, giấy phân trang và phong bì.
Nhu cầu giấy phụ thuộc khá nhiều vào đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.
Phòng kế toán và hành chính thường phát sinh nhiều tài liệu cần in và lưu trữ.
Một số doanh nghiệp có quy trình số hóa cao sẽ tiêu thụ ít giấy hơn.
Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều chứng từ hoặc hồ sơ giấy sẽ có nhu cầu cao hơn.
Vì vậy, không nên áp dụng một định mức giấy giống nhau cho mọi công ty.
2. Bút viết và dụng cụ ghi chép
Nếu giấy phục vụ việc tạo và lưu tài liệu, bút lại xuất hiện trong rất nhiều công việc hàng ngày.
Các sản phẩm phổ biến gồm:
- Bút bi.
- Bút gel.
- Bút ký.
- Bút chì.
- Bút highlight.
- Bút lông bảng.
- Bút lông dầu.
Đây là nhóm có phạm vi sử dụng rất rộng.
Nhân viên hành chính dùng bút để xử lý hồ sơ.
Kế toán dùng bút để ghi chú và kiểm tra chứng từ.
Nhân viên kinh doanh dùng bút khi gặp khách hàng.
Kho vận có thể sử dụng bút lông dầu để đánh dấu hàng hóa.
Do đó, dù giá trị từng sản phẩm không lớn, tổng lượng tiêu hao có thể đáng kể khi doanh nghiệp có nhiều nhân sự.
3. Bìa hồ sơ và sản phẩm lưu trữ
Một tài liệu được in ra thường cần được phân loại hoặc lưu trữ.
Đó là lý do nhóm bìa và file hồ sơ cũng xuất hiện thường xuyên trong doanh nghiệp.
Các sản phẩm phổ biến gồm:
- Bìa lá.
- Bìa nút.
- File còng.
- Bìa trình ký.
- File tài liệu.
- Hộp lưu trữ hồ sơ.
- Kẹp tài liệu.
Nhóm này đặc biệt quan trọng với kế toán, nhân sự và hành chính.
Một doanh nghiệp có nhiều chứng từ nhưng không có hệ thống lưu trữ phù hợp sẽ khó tìm kiếm tài liệu khi cần.
Vì vậy, mua văn phòng phẩm không chỉ là mua sản phẩm.
Đó còn là việc đảm bảo tài liệu được xử lý và lưu trữ đúng cách.
4. Kẹp, ghim và dụng cụ đóng tài liệu
Đây là nhóm sản phẩm nhỏ nhưng có tần suất sử dụng cao.
Có thể kể đến:
Những sản phẩm này thường được sử dụng để cố định, phân loại hoặc hoàn thiện hồ sơ.
Đặc biệt, một số sản phẩm có giá trị đơn chiếc thấp nên doanh nghiệp dễ bỏ qua việc theo dõi.
Tuy nhiên, khi nhiều phòng ban cùng sử dụng, lượng tiêu hao sẽ tích lũy theo thời gian.
5. Dụng cụ cắt, dán và xử lý tài liệu
Nhóm này thường gồm kéo, dao rọc giấy, băng keo, keo dán và các dụng cụ hỗ trợ tương tự.
Không phải nhân viên nào cũng sử dụng thường xuyên.
Tuy nhiên, hành chính, kho vận, lễ tân hoặc bộ phận xử lý hồ sơ có thể phát sinh nhu cầu nhiều hơn.
Đặc biệt với doanh nghiệp có hoạt động đóng gói, phân loại hàng hóa hoặc xử lý hồ sơ thường xuyên, nhóm này trở thành vật tư vận hành cần thiết.
6. Giấy note và dụng cụ đánh dấu
Giấy note, giấy phân trang và bút highlight phục vụ một nhu cầu khác.
Đó là ghi nhớ nhanh và đánh dấu thông tin.
Nhân viên có thể sử dụng note để nhắc việc.
Kế toán có thể đánh dấu chứng từ cần kiểm tra.
Nhân sự có thể phân loại hồ sơ.
Nhân viên kinh doanh có thể ghi chú thông tin khách hàng.
Đây là nhóm có giá trị nhỏ nhưng có tính tiện dụng cao.
7. Máy tính và dụng cụ hỗ trợ công việc
Một số văn phòng vẫn cần máy tính cầm tay cho các công việc liên quan đến số liệu.
Kế toán, kho, bán hàng hoặc các bộ phận xử lý số liệu có thể sử dụng loại dụng cụ này.
Ngoài ra còn có các sản phẩm như thước, bảng viết, phụ kiện bảng và khay hồ sơ.
Những sản phẩm này thường không tiêu hao nhanh như giấy hoặc bút.
Tuy nhiên, chúng vẫn nên nằm trong danh mục quản lý văn phòng phẩm của doanh nghiệp.
Vậy doanh nghiệp thường dùng gì nhiều nhất?
Nếu chỉ xét những nhóm có tính phổ biến và tiêu hao thường xuyên, có thể bắt đầu theo thứ tự:
1. Giấy in
2. Bút viết
3. Bìa và file hồ sơ
4. Kẹp, ghim và kim bấm
5. Giấy note và dụng cụ đánh dấu
6. Dụng cụ cắt, dán
7. Máy tính và dụng cụ hỗ trợ
Một số dữ liệu thị trường cũng cho thấy nhóm sản phẩm giấy và dụng cụ viết nằm trong những phân khúc lớn của thị trường văn phòng phẩm. Tuy nhiên, tỷ trọng thực tế tại từng doanh nghiệp sẽ khác nhau.
Điểm quan trọng là không nên xem đây là bảng xếp hạng cố định cho mọi công ty.
Một công ty kế toán có thể dùng nhiều giấy và file hồ sơ.
Một doanh nghiệp logistics có thể phát sinh nhiều băng keo, dao rọc giấy và bút đánh dấu.
Một công ty công nghệ có thể tiêu thụ ít giấy nhưng vẫn cần bút, note và dụng cụ lưu trữ.
Văn phòng phẩm không chỉ là “mua vài món đồ”
Đây mới là góc nhìn doanh nghiệp cần thay đổi.
Nếu mỗi phòng ban tự mua khi thiếu, doanh nghiệp rất khó biết mỗi tháng đang chi bao nhiêu cho văn phòng phẩm.
Ngược lại, nếu phân loại theo nhóm và theo dõi mức sử dụng, doanh nghiệp có thể biết:
- Nhóm nào tiêu hao nhiều nhất?
- Bộ phận nào sử dụng nhiều nhất?
- Sản phẩm nào cần mua định kỳ?
- Sản phẩm nào thường tồn kho?
- Khi nào cần đặt hàng?
- Có thể chuẩn hóa những mã hàng nào?
Khi đó, văn phòng phẩm trở thành một nhóm chi phí có thể đo lường và quản lý, thay vì những khoản mua nhỏ phát sinh rời rạc.
Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp tiến tới lập danh mục chuẩn, định mức sử dụng và kế hoạch mua hàng định kỳ.
Bước tiếp theo không phải là hỏi “mua loại nào rẻ nhất?”.
Mà nên bắt đầu bằng câu hỏi:
“Công ty đang sử dụng những nhóm nào, với tần suất bao nhiêu và chi phí thực tế là bao nhiêu?”
Khi trả lời được câu hỏi đó, doanh nghiệp mới có cơ sở để tối ưu việc mua sắm văn phòng phẩm
