MỖI THÁNG DOANH NGHIỆP BẠN THỰC SỰ DÙNG BAO NHIÊU GIẤY IN?

Có một câu hỏi nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu quan tâm khi kho giấy gần cạn:

“Một tháng công ty mình thực sự sử dụng bao nhiêu giấy in?”

Thoạt nhìn, giấy in chỉ là một khoản chi phí nhỏ trong ngân sách văn phòng. Tuy nhiên, đây lại là vật tư xuất hiện trong rất nhiều hoạt động hằng ngày.

Hợp đồng cần in.
Báo giá cần gửi khách hàng.
Chứng từ cần lưu trữ.
Báo cáo cần trình ký.
Hồ sơ nhân sự cần cập nhật.
Tài liệu họp và đào tạo vẫn có thể cần bản giấy.

Khi giấy hết đúng lúc công việc đang cần in, vấn đề không còn nằm ở vài ream giấy.

Nhân viên có thể phải chờ bổ sung vật tư. Bộ phận hành chính phải xử lý đơn hàng gấp. Doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí vận chuyển hoặc mua hàng ngoài kế hoạch.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “Giấy đang bán bao nhiêu tiền?”, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng một câu hỏi khác:

“Nhu cầu sử dụng giấy của công ty mình thực tế là bao nhiêu?”

Không có một con số phù hợp cho mọi doanh nghiệp

Lượng giấy sử dụng mỗi tháng có thể khác nhau rất lớn giữa các doanh nghiệp.

Một văn phòng chủ yếu xử lý công việc trên nền tảng số sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp thường xuyên in hợp đồng, chứng từ hoặc hồ sơ.

Doanh nghiệp sản xuất, logistics, giáo dục, kế toán hoặc các đơn vị có nhiều hồ sơ giấy cũng có thể có mức tiêu thụ cao hơn.

Vì vậy, các mức như 5–15 ream, 20–80 ream hay trên 100 ream mỗi tháng chỉ nên được xem là khoảng tham khảo để bắt đầu lập kế hoạch, không phải định mức cố định.

Cách chính xác hơn là dựa trên dữ liệu tiêu thụ thực tế của chính doanh nghiệp.

Có thể bắt đầu bằng một phép tính rất đơn giản

Trong 2–3 tháng liên tiếp, bộ phận hành chính hoặc mua hàng có thể ghi nhận:

• Số ream giấy đã nhập.
• Số ream còn tồn đầu kỳ.
• Số ream còn tồn cuối kỳ.
• Những thời điểm nhu cầu tăng đột biến.
• Các bộ phận sử dụng giấy nhiều nhất.
• Mục đích sử dụng của từng nhóm giấy.

Từ đó, doanh nghiệp có thể ước tính:

Lượng sử dụng thực tế = Tồn đầu kỳ + Lượng nhập trong kỳ − Tồn cuối kỳ

Sau vài tháng, số liệu này sẽ cho thấy nhu cầu trung bình rõ hơn so với việc ước tính dựa trên cảm tính.

Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp với lịch sử tiêu thụ và thời gian cung ứng của nhà cung cấp. Trong quản lý tồn kho, dữ liệu nhu cầu và thời gian cung ứng là những yếu tố quan trọng khi xác định mức tồn kho an toàn và điểm đặt hàng.

Vì sao không nên chờ gần hết giấy mới đặt hàng?

Đây là tình huống khá phổ biến tại nhiều văn phòng.

Kho còn vài ream nhưng chưa ai chú ý. Đến khi máy in báo hết giấy, bộ phận hành chính mới kiểm tra tồn kho.

Lúc đó, việc mua giấy trở thành nhu cầu cấp bách thay vì một kế hoạch được chuẩn bị trước.

Doanh nghiệp có thể gặp ba vấn đề:

Thứ nhất, công việc bị gián đoạn.

Những tài liệu cần in ngay phải chờ bổ sung giấy.

Thứ hai, ngân sách khó kiểm soát.

Đơn hàng phát sinh đột xuất thường khó tối ưu về số lượng và lịch giao hàng.

Thứ ba, chất lượng sử dụng có thể không đồng nhất.

Mỗi lần mua một loại giấy khác nhau có thể khiến trải nghiệm in ấn thay đổi.

Đối với những tài liệu cần lưu trữ lâu dài hoặc gửi khách hàng, việc duy trì chất lượng giấy ổn định cũng giúp hình ảnh tài liệu chuyên nghiệp hơn.

Doanh nghiệp nên dự trữ bao nhiêu giấy?

Không nên áp dụng một tỷ lệ dự trữ giống nhau cho mọi doanh nghiệp.

Mức dự trữ hợp lý cần tính đến lượng sử dụng trung bình, biến động nhu cầu, thời gian giao hàng và mức độ quan trọng của giấy đối với hoạt động kinh doanh.

Một doanh nghiệp có nguồn cung ổn định và giao hàng nhanh có thể cần mức dự trữ khác với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhu cầu đột xuất.

Nếu chưa có dữ liệu, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một mức đệm vừa phải, sau đó điều chỉnh dựa trên số liệu thực tế.

Quan trọng nhất là đừng để mức tồn kho chỉ được quản lý bằng cảm giác.

Không chỉ mua đủ, hãy quản lý cách sử dụng

Kiểm soát lượng giấy không có nghĩa là hạn chế mọi hoạt động in ấn.

Doanh nghiệp có thể phân loại tài liệu theo mục đích sử dụng.

Tài liệu nội bộ có thể ưu tiên in hai mặt khi phù hợp.

Tài liệu cần gửi khách hàng hoặc lưu trữ có thể lựa chọn loại giấy phù hợp hơn.

Các tài liệu không cần bản cứng có thể chuyển sang lưu trữ điện tử.

EPA cũng khuyến nghị sử dụng chế độ in hai mặt, xem trước tài liệu trước khi in và ưu tiên phương thức điện tử khi phù hợp để giảm lượng giấy sử dụng.

Một ví dụ thực tế từ chương trình của EPA cho thấy việc triển khai in hai mặt và các biện pháp giảm sử dụng giấy có thể giúp giảm đáng kể lượng giấy mua vào.

Từ mua giấy theo nhu cầu sang chủ động nguồn cung

Khi đã biết trung bình mỗi tháng sử dụng bao nhiêu giấy, doanh nghiệp có thể chuyển từ cách mua hàng bị động sang chủ động hơn.

Thay vì:

“Sắp hết giấy rồi, đặt ngay!”

Có thể chuyển thành:

“Nhu cầu trung bình của công ty là X ream/tháng. Tồn kho xuống mức Y thì đặt hàng.”

Cách làm này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh hoặc nhu cầu sử dụng giấy tương đối ổn định.

Khi sản lượng mua tăng, doanh nghiệp cũng có thể chủ động trao đổi với nhà cung cấp về lịch giao hàng, quy cách sản phẩm, hóa đơn VAT và kế hoạch cung ứng định kỳ.

Đây không chỉ là câu chuyện mua được giấy với giá tốt.

Đó còn là cách giảm nguy cơ thiếu vật tư và giúp hoạt động văn phòng vận hành ổn định hơn.

Giấy in có thể là khoản chi nhỏ trên từng ream, nhưng sự thiếu hụt đúng lúc có thể ảnh hưởng đến cả một quy trình.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp chưa biết chính xác mỗi tháng mình sử dụng bao nhiêu giấy, hãy bắt đầu bằng việc theo dõi trong 2–3 tháng.

Sau đó xác định mức tiêu thụ trung bình, mức tồn kho phù hợp và thời điểm cần đặt hàng lại.

Đó là cách đơn giản để biến một vật tư tưởng như rất nhỏ thành một khoản chi phí được kiểm soát tốt hơn.

Doanh nghiệp của bạn hiện đang sử dụng khoảng bao nhiêu ream giấy mỗi tháng?

Hãy chia sẻ con số thực tế để cùng tham khảo cách các doanh nghiệp khác đang quản lý giấy in.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn lựa chọn giấy phù hợp hoặc xây dựng kế hoạch cung ứng định kỳ, có thể liên hệ Hotline: 0336 293 968.