Nhân sự đông – mua sắm rối: Khi mỗi bộ phận mua văn phòng phẩm một kiểu

Phân mảnh âm thầm trong mua sắm nội bộ

Không phải vì văn phòng phẩm đắt đỏ, mà vì cách mua sắm phân tán, chi phí vận hành của nhiều doanh nghiệp đang âm thầm tăng lên từng tháng.

Ở các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc mua văn phòng phẩm thường không được nhìn nhận là một vấn đề đáng lo ngại. Mỗi bộ phận có nhu cầu riêng, khối lượng sử dụng khác nhau và thói quen mua sắm cũng không giống nhau. Phòng hành chính đặt giấy in theo tiêu chí quen dùng. Phòng kế toán chọn loại phù hợp với máy in riêng. Bộ phận vận hành lại ưu tiên mua nhanh, miễn có hàng để dùng ngay.

Không ai làm sai. Mỗi quyết định đều có lý do hợp lý tại thời điểm đó. Tuy nhiên, khi những quyết định riêng lẻ này lặp lại trong thời gian dài, doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với một thực tế khó nhận ra: hệ thống mua sắm văn phòng phẩm đang bị phân mảnh.

Không có một đầu mối chung. Không có tiêu chuẩn thống nhất. Và cũng không có bức tranh tổng thể về chi phí thực sự đang phát sinh.

Hệ quả: Chi phí tăng nhưng không rõ nguyên nhân

Sự phân mảnh trong mua sắm văn phòng phẩm hiếm khi tạo ra một khoản chi lớn ngay lập tức. Thay vào đó, nó gây ra những hệ quả nhỏ nhưng kéo dài và khó kiểm soát.

Cùng một loại sản phẩm nhưng được mua với nhiều mức giá khác nhau. Cùng một nhu cầu sử dụng nhưng đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp. Hóa đơn tách lẻ theo từng phòng ban khiến việc tổng hợp chi phí trở nên phức tạp hơn cần thiết.

Chi phí không bùng nổ. Nó chỉ tăng đều. Và rất khó nhận ra.

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy con số tổng khi kết thúc tháng hoặc quý. Khi đó, không có khoản mục nào đủ lớn để cảnh báo, nhưng tổng chi lại luôn vượt dự toán ban đầu. Việc truy ngược nguyên nhân trở nên khó khăn vì mỗi bộ phận đều đã làm đúng phần việc của mình.

Bên cạnh chi phí tài chính, chi phí quản lý cũng tăng lên. Nhân sự phụ trách phải xử lý nhiều đơn hàng nhỏ, theo dõi nhiều nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề phát sinh không đáng có. Thời gian dành cho những công việc này dần trở thành một gánh nặng vận hành.

Nguyên nhân gốc: Thiếu chuẩn hóa trong quản trị mua sắm

Vấn đề không nằm ở nhân sự, cũng không nằm ở sản phẩm. Nguyên nhân gốc rễ nằm ở việc thiếu một cơ chế chuẩn hóa trong mua sắm văn phòng phẩm.

Ở nhiều doanh nghiệp, văn phòng phẩm được xem là chi phí phụ trợ, không thuộc nhóm ưu tiên quản trị. Việc mua sắm thường được giao cho từng bộ phận tự xử lý theo nhu cầu phát sinh. Khi quy mô còn nhỏ, cách làm này giúp linh hoạt và tiết kiệm thời gian.

Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự tăng lên, cách làm cũ bắt đầu bộc lộ hạn chế. Không có danh mục sản phẩm chuẩn. Không có quy trình mua sắm thống nhất. Không có dữ liệu để so sánh và tối ưu chi phí.

Không ai chịu trách nhiệm cho bức tranh tổng thể. Và cũng không ai thực sự nhìn thấy toàn bộ vấn đề.

Sự thiếu chuẩn hóa khiến doanh nghiệp khó tận dụng lợi thế quy mô, khó đàm phán giá và khó kiểm soát chất lượng sử dụng. Những rối loạn nhỏ tích tụ dần, trở thành một dạng thất thoát ngân sách âm thầm.

Chuẩn hóa: Bước nhỏ nhưng tác động lớn

Chuẩn hóa mua sắm văn phòng phẩm không đồng nghĩa với việc làm mọi thứ phức tạp hơn. Ngược lại, đó là cách giúp doanh nghiệp đơn giản hóa vận hành và kiểm soát chi phí tốt hơn.

Bước đầu tiên là xác định danh mục văn phòng phẩm dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Danh mục này không cần quá chi tiết, nhưng đủ để đảm bảo các bộ phận sử dụng sản phẩm đồng nhất và phù hợp với hệ thống thiết bị hiện có.

Tiếp theo là thiết lập đầu mối mua sắm tập trung hoặc nhà cung cấp thống nhất. Khi nhu cầu được gom lại, doanh nghiệp có thể kiểm soát giá tốt hơn, giảm số lượng đơn hàng nhỏ lẻ và hạn chế các chi phí phát sinh không cần thiết.

Chuẩn hóa cũng giúp việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh trở nên dễ dàng hơn. Khi có dữ liệu tập trung, doanh nghiệp có thể nhìn rõ xu hướng sử dụng, phát hiện điểm bất hợp lý và đưa ra quyết định kịp thời.

Quan trọng hơn, chuẩn hóa giúp các bộ phận vận hành nhẹ nhàng hơn. Nhân sự không còn phải xử lý những vấn đề lặt vặt. Thời gian và nguồn lực được dành cho những công việc tạo ra giá trị thực sự.

Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu nhìn lại?

Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ đến chuẩn hóa khi hệ thống đã quá rối. Khi chi phí vượt kiểm soát, khi nhân sự phàn nàn hoặc khi việc tổng hợp trở nên quá tải.

Thực tế, việc nhìn lại cách mua sắm văn phòng phẩm nên được thực hiện sớm hơn, đặc biệt với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô nhân sự hoặc tăng số lượng phòng ban. Những điều chỉnh nhỏ ở giai đoạn này có thể giúp tránh được nhiều hệ quả lớn về sau.

Chuẩn hóa không phải là một dự án lớn. Nhưng nó là nền tảng cho quản trị vận hành hiệu quả.

Trong bối cảnh chi phí ngày càng cần được kiểm soát chặt chẽ, việc xem xét lại những khoản chi tưởng chừng nhỏ như văn phòng phẩm có thể mang lại giá trị lớn hơn doanh nghiệp mong đợi.