Nhà máy đang mất bao nhiêu tiền vì những việc nhỏ lặp lại mỗi ngày?

Trong vận hành nhà máy, doanh nghiệp thường tập trung kiểm soát những chi phí lớn: nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, năng lượng. Các khoản này dễ nhìn thấy, dễ đo lường và luôn nằm trong báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, có một loại chi phí khác không xuất hiện rõ ràng trên sổ sách, nhưng lại đang âm thầm bào mòn hiệu quả vận hành mỗi ngày: thời gian bị tiêu tốn cho những việc nhỏ, lặp đi lặp lại.

Đó không phải là sự cố nghiêm trọng. Không phải lỗi hệ thống lớn. Chỉ là những phiền toái rất quen thuộctrong đời sống văn phòng của nhà máy.

Những việc nhỏ quen đến mức không còn bị xem là vấn đề

• Một cây bút hết mực giữa ca làm việc.
• Một tập giấy in không đúng khổ, phải đi đổi.
• Một lần thiếu mực in, phải tạm dừng xử lý hồ sơ.
• Một đơn đặt văn phòng phẩm thiếu vài món, phải gọi bổ sung.
• Một phiếu xuất kho viết tay, chờ ký, chờ đóng dấu.

Mỗi việc chỉ mất vài phút. Không ai nghĩ đó là vấn đề lớn. Và cũng không ai chủ động ghi nhận hay thống kê thời gian cho những việc này.

Nhưng trong môi trường nhà máy, những việc nhỏ ấy không xảy ra một lần, mà lặp lại hằng ngày, ở nhiều bộ phận khác nhau, với nhiều người khác nhau.

Chính sự “nhỏ” và “quen” đó khiến vấn đề bị bỏ qua trong thời gian dài.

Khi thời gian bị cắt vụn, năng suất bắt đầu suy giảm

Hoạt động sản xuất và vận hành nhà máy đòi hỏi sự liền mạch. Mỗi vị trí đều được thiết kế để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong chuỗi giá trị chung.

Khi nhân sự phải rời khỏi công việc chính chỉ để xử lý những việc hành chính nhỏ, dòng vận hành lập tức bị gián đoạn.

• Nhân viên văn phòng mất thời gian tìm kiếm vật tư, kiểm tra tồn kho lặt vặt

• Tổ trưởng xử lý những yêu cầu không thuộc chuyên môn

• Bộ phận hành chính liên tục bị cuốn vào các việc phát sinh không tên

Không ai “lười”. Không ai “ngồi chơi”. Nhưng rất nhiều người đang không làm đúng phần việc tạo ra giá trị cao nhất.

Theo các nguyên lý quản trị vận hành, việc chuyển đổi liên tục giữa các tác vụ (task switching) làm giảm hiệu suất thực tế, tăng nguy cơ sai sót và khiến nhân sự khó duy trì trạng thái tập trung.

Và điều đáng nói là: phần lớn sự gián đoạn này đến từ những việc rất nhỏ, nhưng lặp lại mỗi ngày.