Nhà máy đang mất bao nhiêu tiền vì mua văn phòng phẩm manh mún?

Trong quá trình rà soát chi phí vận hành, nhiều nhà máy thường tập trung vào những khoản lớn như nguyên vật liệu, nhân công hay năng lượng. Văn phòng phẩm hiếm khi được đưa vào danh sách ưu tiên, bởi đây là nhóm chi phí nhỏ và quen thuộc. Tuy nhiên, chính sự quen thuộc đó lại khiến không ít doanh nghiệp bỏ qua một nguồn thất thoát ngân sách âm thầm.

Tại nhà máy nơi tôi từng làm việc, chi phí bắt đầu tăng đều theo từng quý dù hoạt động sản xuất không có biến động lớn. Sản lượng ổn định, nhân sự không tăng, nhưng lợi nhuận bị thu hẹp. Khi phân tích sâu hơn, chúng tôi nhận ra một phần nguyên nhân đến từ cách mua sắm văn phòng phẩm kéo dài nhiều năm mà chưa từng được chuẩn hóa.

Chi phí nhỏ nhưng lặp lại với tần suất cao

Văn phòng phẩm hiếm khi được mua theo kế hoạch dài hạn. Phần lớn các bộ phận đặt mua khi phát sinh nhu cầu, với số lượng nhỏ và từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Cách làm này giúp công việc không bị gián đoạn, nhưng lại tạo ra nhiều vấn đề về kiểm soát chi phí.

Cùng một loại giấy in, mỗi tháng có thể xuất hiện nhiều mức giá. Cùng một dòng bút hoặc vật tư văn phòng, nhưng được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Hóa đơn được gửi về rải rác, khó tổng hợp theo thời gian thực. Khi không có bức tranh tổng thể, chi phí dần tăng lên mà không ai nhận ra ngay lập tức.

Thất thoát không đến từ sai sót cá nhân

Điều đáng nói là trong hầu hết các trường hợp, không có cá nhân hay bộ phận nào làm sai. Phòng hành chính chỉ đang đáp ứng nhu cầu công việc. Kế toán chỉ ghi nhận các khoản chi hợp lệ. Mỗi quyết định mua sắm đều hợp lý ở thời điểm phát sinh.

Tuy nhiên, khi các quyết định nhỏ này diễn ra độc lập và kéo dài, tổng chi phí lại trở thành một con số đáng kể. Vấn đề không nằm ở con người, mà nằm ở hệ thống mua sắm chưa được thiết kế để kiểm soát dài hạn.

Khi nhà máy bắt đầu nhìn lại cách mua sắm

Sau khi nhận ra điểm rò rỉ ngân sách, chúng tôi không thay đổi toàn bộ quy trình vận hành. Thay vào đó, nhà máy bắt đầu từ những bước cơ bản nhất: chuẩn hóa danh mục văn phòng phẩm, gom đầu mối mua sắm và theo dõi chi phí theo tháng.

Việc chuẩn hóa giúp các bộ phận sử dụng chung một danh sách vật tư, hạn chế mua trùng lặp hoặc mua ngoài danh mục. Việc gom đầu mối giúp kiểm soát giá tốt hơn và giảm chi phí phát sinh. Quan trọng hơn, chi phí văn phòng phẩm bắt đầu được theo dõi như một hạng mục rõ ràng, thay vì bị “chìm” trong tổng chi vận hành.

Hiệu quả đến từ sự nhất quán

Sau một thời gian áp dụng, chi phí văn phòng phẩm giảm đáng kể mà không ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng. Theo thống kê nội bộ của nhiều doanh nghiệp sản xuất, việc chuẩn hóa và gom đầu mối mua sắm văn phòng phẩm có thể giúp tiết kiệm từ 8 đến 15 phần trăm chi phí mỗi năm.

Khoản tiết kiệm này không đến từ việc cắt giảm, mà đến từ việc mua đúng, mua đủ và mua có kiểm soát.

Văn phòng phẩm – khoản chi nhỏ nhưng không nên xem nhẹ

Trải nghiệm này cho thấy, lãng phí không phải lúc nào cũng đến từ những khoản chi lớn. Nhiều khi, nó xuất phát từ những hoạt động quen thuộc, lặp đi lặp lại và ít được để ý.

Đối với các nhà máy và khu công nghiệp, việc rà soát lại cách mua sắm văn phòng phẩm là một bước đơn giản nhưng cần thiết trong quản lý chi phí. Chỉ cần bắt đầu bằng việc tổng hợp danh mục mua sắm và theo dõi chi phí theo thời gian, doanh nghiệp đã có thể nhận diện sớm những khoản thất thoát âm thầm.

Đôi khi, tiết kiệm không bắt đầu từ việc cắt giảm mạnh tay, mà từ việc nhìn lại những thói quen đã tồn tại quá lâu mà chưa từng được đặt câu hỏi.