Vì sao văn phòng phẩm giá rẻ lại khiến chi phí doanh nghiệp tăng?

Một nghịch lý mà nhiều nhà máy đang trả tiền mỗi tháng

Trong rất nhiều buổi làm việc với phòng hành chính – mua hàng tại các nhà máy, có một câu nói lặp đi lặp lại:

“Bên tôi mua văn phòng phẩm toàn hàng giá rẻ mà, sao chi phí vẫn tăng đều?”

Lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm giá rẻ

Thoạt nghe, câu hỏi này có vẻ vô lý.
Giá rẻ thì đáng lẽ phải tiết kiệm.
Nhưng thực tế, ở không ít doanh nghiệp, chính văn phòng phẩm giá rẻ lại đang âm thầm làm ngân sách rò rỉ mỗi tháng, mà không ai thực sự nhận ra.

Điều nguy hiểm nằm ở chỗ:
Khoản thất thoát này không đủ lớn để báo động, nhưng đủ đều để làm chi phí vận hành phình to theo thời gian.

Giá rẻ trên hóa đơn không đồng nghĩa với chi phí thấp

Phần lớn doanh nghiệp đánh giá chi phí văn phòng phẩm dựa trên đơn giá từng món:
– Ram giấy bao nhiêu tiền
– Cây bút rẻ hơn được mấy trăm
– File, kẹp, bao bì mua chỗ nào “mềm” hơn

Cách nhìn này chỉ đúng ở điểm mua, nhưng sai ở điểm sử dụng.

Bởi chi phí thực sự của văn phòng phẩm không nằm ở “giá mua”, mà nằm ở:

• Tần suất mua lặp lại

• Thời gian xử lý đơn hàng

• Mức độ hao hụt trong sử dụng

• Chi phí quản lý phát sinh xung quanh

Khi chỉ nhìn vào giá rẻ, doanh nghiệp thường bỏ qua tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO), và đó là lúc ngân sách bắt đầu rò rỉ.

“Mua rẻ vẫn tiết kiệm, miễn kiểm soát tốt”

Lập luận quen thuộc là:

“VPP giá rẻ không có vấn đề, quan trọng là quản lý.”

Nhưng trên thực tế, chính mô hình mua rẻ – mua manh mún lại khiến việc quản lý trở nên khó khăn hơn.

Một vài biểu hiện rất phổ biến:

• Mỗi phòng ban tự đặt, tự mua, tự quyết

• Cùng một loại giấy, nhưng 3–4 mức giá, 3–4 nhà cung cấp

• Không có chuẩn chất lượng thống nhất

• Không ai tổng hợp được chính xác mỗi tháng doanh nghiệp đã chi bao nhiêu cho VPP

Khi đó, dù có kiểm soát chặt đến đâu, hệ thống vẫn tự sinh chi phí.

Chi phí tăng không đến từ giá, mà đến từ “sự rời rạc”

1. Mua rẻ nhưng nhanh hỏng → mua lại nhiều lần

Giấy in mỏng, dễ kẹt máy.
Bút rẻ nhanh hết mực.
File, kẹp dễ gãy, cong, biến dạng.

Mỗi món không đáng bao nhiêu tiền.
Nhưng tổng số lần mua lại trong năm mới là con số đáng nói.

2. Đơn hàng nhỏ, đặt liên tục → tốn thời gian và chi phí xử lý

Mỗi lần đặt hàng là:

• Một lần duyệt

• Một lần theo dõi

• Một lần nhận – kiểm – nhập kho

• Một lần thanh toán

Khi văn phòng phẩm được mua manh mún, chi phí hành chính và thời gian nhân sự tăng lên gấp nhiều lần so với giá trị hàng hóa.

3. Không đồng bộ → khó kiểm soát, dễ thất thoát

Không có danh mục chuẩn.
Không có báo cáo tổng hợp theo tháng/quý.
Không có đối soát rõ ràng.

Khi đó, thất thoát không đến từ gian lận, mà đến từ sự mù mờ.

Một con số đáng suy nghĩ

Theo khảo sát nội bộ từ các doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa:

• Chi phí văn phòng phẩm chỉ chiếm 1–3% tổng chi phí vận hành

• Nhưng mức lãng phí tiềm ẩn có thể lên tới 15–25% nếu mua manh mún, thiếu chuẩn hóa

Nói cách khác:
Doanh nghiệp không nghèo vì mua đắt, mà nghèo vì mua không có hệ thống.

Không phải mua đắt hơn, mà mua thông minh hơn

Giải pháp không nằm ở việc:

• Cắt giảm văn phòng phẩm

• Ép phòng ban dùng đồ kém chất lượng

• So giá từng món nhỏ lẻ

Mà nằm ở 3 thay đổi cốt lõi:

1. Chuẩn hóa danh mục văn phòng phẩm

Xác định rõ:

• Mỗi loại vật tư dùng cho mục đích gì

• Chất lượng ở mức “đủ dùng – bền – ổn định”

• Hạn chế tối đa việc mỗi phòng dùng một kiểu

2. Gộp nhu cầu – giảm số lần mua

Thay vì 10 đơn nhỏ mỗi tháng,
hãy là 1–2 đơn có kế hoạch.

Chi phí không chỉ giảm ở giá, mà giảm mạnh ở:

• Thời gian xử lý

• Công sức quản lý

• Rủi ro sai sót

3. Làm việc với nhà cung cấp có khả năng đồng hành

Một nhà cung cấp tốt không chỉ bán hàng, mà còn:

• Gợi ý tối ưu danh mục

• Chủ động báo tồn – báo nhu cầu

• Giúp doanh nghiệp nhìn được bức tranh chi phí tổng thể

Giá rẻ không sai, sai là mua rẻ không chiến lược

Văn phòng phẩm không phải khoản chi lớn.
Nhưng cách mua văn phòng phẩm lại phản ánh tư duy quản trị chi phí của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang thấy:

• Ngân sách tăng đều nhưng khó lý giải

• Chi phí nhỏ nhưng cộng lại thành con số lớn

• Phòng hành chính luôn bận rộn vì những đơn hàng lặt vặt

Có thể vấn đề không nằm ở con người,
mà nằm ở cách bạn đang mua văn phòng phẩm mỗi ngày.

Nếu bạn muốn nhìn rõ hơn bức tranh chi phí văn phòng phẩm tại nhà máy của mình,
bài phân tích chi tiết tại đây có thể giúp bạn bắt đầu:

👉 https://vanphongphamgiasi.com.vn/nha-may-dang-mat-bao-nhieu-tien-vi-mua-van-phong-pham-manh-mun/

Hoặc hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0336 29 39 68 để được hỗ trợ

“Không phải để mua ngay. Mà để hiểu rõ mình đang mất tiền ở đâu.”