Hướng Dẫn Lưu Trữ Chứng Từ, Hợp Đồng Cho Kế Toán, Nhân Sự

Trong mọi doanh nghiệp, chứng từ và hợp đồng là nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ cho hoạt động kế toán, kiểm toán và quản lý nhân sự. Việc lưu trữ khoa học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tra cứu mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ chứng từ và hợp đồng hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp.

1. Tầm quan trọng của việc lưu trữ chứng từ và hợp đồng

Chứng từ và hợp đồng là căn cứ pháp lý để kiểm soát tài chính, đối chiếu giao dịch và xử lý tranh chấp.
Kế toán cần chứng từ gốc để lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế và kiểm toán định kỳ.
Bộ phận nhân sự cần hợp đồng lao động để quản lý nhân viên, tính lương và phúc lợi.
Nếu việc lưu trữ không đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất dữ liệu, thất lạc hồ sơ hoặc bị xử phạt hành chính.

Theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, một số loại phải bảo quản đến 10 năm.
Do đó, việc xây dựng hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp là yêu cầu bắt buộc cho mọi tổ chức.

2. Phân loại chứng từ và hợp đồng trước khi lưu trữ

Trước khi sắp xếp, cần xác định rõ loại chứng từ để dễ dàng quản lý và truy xuất.
Thông thường, chứng từ kế toán được chia thành các nhóm chính:

• Chứng từ thu chi: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có.

• Chứng từ mua hàng: Hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu thanh toán.

• Chứng từ bán hàng: Hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng.

• Chứng từ lương: Bảng lương, phiếu lương, biên bản chấm công.

Đối với bộ phận nhân sự, cần phân loại:

• Hợp đồng lao động cá nhân.

• Phụ lục hợp đồng và quyết định nhân sự.

• Hồ sơ bảo hiểm, nghỉ phép, kỷ luật, khen thưởng.

Việc phân loại chi tiết giúp bạn sắp xếp dễ dàng hơn khi tra cứu hoặc kiểm tra định kỳ.

3. Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán

Một quy trình lưu trữ khoa học thường bao gồm bốn bước:

Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

Chỉ lưu trữ chứng từ có đầy đủ chữ ký, dấu mộc và ngày tháng rõ ràng.
Nếu phát hiện chứng từ sai sót, phải lập biên bản điều chỉnh ngay.

Bước 2: Đánh số và ghi chú rõ ràng

Mỗi tập chứng từ cần được đánh số thứ tự theo tháng hoặc quý.
Dán nhãn bên ngoài bìa ghi rõ loại chứng từ, thời gian và người phụ trách.

Bước 3: Lưu trữ bằng bìa còng hoặc hộp hồ sơ

Nên sử dụng bìa còng nhựa Deli, bìa lá A4, hoặc hộp đựng hồ sơ chuyên dụng.
Các sản phẩm này giúp bảo vệ giấy tờ khỏi ẩm mốc, dễ lấy ra khi cần.
Nên xếp theo trình tự thời gian, chứng từ mới ở cuối để tiện bổ sung.

Bước 4: Lưu trữ điện tử song song

Doanh nghiệp nên scan toàn bộ chứng từ và lưu vào thư mục điện tử trên Google Drive hoặc máy chủ nội bộ.
Đặt tên file theo cấu trúc “Năm_Tháng_Loại chứng từ_Số hiệu”.
Cách làm này giúp dễ dàng tra cứu khi làm việc từ xa hoặc khi chứng từ gốc bị hư hại.

4. Hướng dẫn lưu trữ hợp đồng cho nhân sự

Hợp đồng lao động cần được bảo quản riêng biệt và bảo mật cao.
Tốt nhất nên chia theo năm ký kết và loại hợp đồng: thử việc, xác định thời hạn, hoặc vô thời hạn.
Mỗi nhân viên nên có một bìa hồ sơ cá nhân chứa toàn bộ giấy tờ liên quan, bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch, bản sao CMND/CCCD.

• Hợp đồng lao động và phụ lục.

• Quyết định tăng lương, khen thưởng, kỷ luật.

• Hồ sơ bảo hiểm và bảng chấm công.

Bộ phận nhân sự nên có tủ hồ sơ riêng có khóa, tránh để chung với chứng từ kế toán.
Nếu số lượng nhân viên lớn, nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM) để số hóa hợp đồng, đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm.

5. Mẹo giúp tối ưu không gian và thời gian lưu trữ

• Sử dụng kệ tài liệu nhiều tầng để tiết kiệm diện tích văn phòng.

• Mỗi năm nên rà soát, loại bỏ chứng từ đã hết hạn lưu trữ.

• Ghi nhật ký lưu trữ để kiểm soát người ra vào và tài liệu được mượn.

• Nên chọn phòng lưu trữ khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp.

• Đặt bình chữa cháy và thiết bị chống ẩm trong khu vực lưu trữ.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên ban hành quy trình lưu trữ nội bộ để đảm bảo tính nhất quán.
Nhân viên mới cần được hướng dẫn rõ về cách sắp xếp, ký hiệu và bàn giao chứng từ.

Lưu trữ chứng từ và hợp đồng không chỉ là công việc hành chính đơn thuần mà còn là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
Một hệ thống lưu trữ khoa học giúp kế toán và nhân sự làm việc hiệu quả, giảm rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp.
Hãy bắt đầu từ những thao tác nhỏ như phân loại, dán nhãn và chọn dụng cụ phù hợp.
Với sự đầu tư đúng mức, doanh nghiệp sẽ luôn sẵn sàng cho mọi yêu cầu kiểm toán hay tra cứu đột xuất.